Gestione Inventario Multi-Negozio con Google Workspace
🛠️ Strumenti Utilizzati
🎯 Il Problema
Descrizione
L'azienda si trovava ad affrontare una situazione critica: la migrazione dal vecchio gestionale a quello nuovo aveva compromesso l'integrità delle giacenze di magazzino. Le discrepanze nei dati rendevano impossibile effettuare analisi accurate sullo stock e pianificare correttamente gli acquisti e le allocazioni di merce.
Era necessario effettuare un inventario fisico completo su 5 punti vendita di dimensioni variabili:
- 1 negozio di 5.000 mq
- 2 negozi di 3.000 mq ciascuno
- 2 negozi di qualche centinaio di mq
La sfida principale non era solo la quantità di merce da inventariare, ma la necessità di coordinare fino a 30 persone contemporaneamente nel negozio più grande, senza disporre di lettori barcode professionali o di un sistema di inventory management mobile.
Perché era importante affrontarlo
La situazione aveva conseguenze dirette e gravi sul business:
- Impossibilità di analisi accurate sulle performance dei prodotti e dei punti vendita
- Rischio di rotture di stock o al contrario di eccessi di inventario non rilevati
- Decisioni strategiche compromesse per mancanza di dati affidabili
- Blocco operativo nella gestione ordinaria del magazzino
- Pressione temporale per ripristinare l'operatività normale nel minor tempo possibile
Risolvere questo problema era fondamentale per riprendere il controllo della supply chain e garantire la continuità del business.
Difficoltà
Il progetto presentava multiple criticità da gestire simultaneamente:
-
Coordinamento del personale: Gestire fino a 30 operatori contemporaneamente richiedeva una struttura organizzativa chiara e strumenti di comunicazione efficaci
-
Limitazioni tecnologiche: L'assenza di lettori barcode professionali e di un sistema mobile dedicato limitava le opzioni tecnologiche disponibili
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Complessità logistica: 5 negozi da inventariare, con superfici molto diverse tra loro, richiedevano approcci scalabili
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Vincolo temporale: Era essenziale completare gli inventari in giornata per minimizzare l'impatto sull'operatività dei negozi
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Tracciabilità e supervisione: Necessità di monitorare in tempo reale l'avanzamento delle operazioni per intervenire tempestivamente in caso di problemi
-
Organizzazione dei dati: Strutturare la raccolta dati in modo che fosse facilmente aggregabile e analizzabile successivamente
⚙️ Il Processo
Di fronte a questa sfida complessa, ho adottato un approccio sistematico articolato in fasi sequenziali:
Fase 1 - Analisi e Mappatura Per prima cosa ho effettuato un sopralluogo di tutti i 5 negozi, mappando fisicamente gli spazi e suddividendoli in zone identificate da codici univoci. Questa fase è stata cruciale per dimensionare correttamente il team necessario e stimare i tempi di lavoro.
Fase 2 - Progettazione della Soluzione Considerando i vincoli (assenza di strumenti dedicati, budget zero, necessità di completamento in giornata), ho valutato diverse opzioni tecnologiche. Google Workspace è emerso come la scelta ottimale per accessibilità, costo e familiarità degli operatori.
Fase 3 - Preparazione Infrastruttura Ho creato gli account Gmail dedicati per reparto e strutturato tutti i Drive condivisi con cartelle e documenti precompilati, assicurandomi che ogni coppia di operatori avesse chiaro dove lavorare.
Fase 4 - Sviluppo Dashboard Parallelamente ho sviluppato lo script Apps Script per il monitoraggio automatico, testando il conteggio dei barcode e la corretta visualizzazione dei dati in tempo reale.
Fase 5 - Briefing e Formazione Ho organizzato sessioni di briefing con i team, spiegando la metodologia, assegnando le zone e le coppie, e verificando che tutti avessero accesso agli strumenti necessari.
Fase 6 - Esecuzione e Monitoraggio Durante gli inventari ho supervisionato costantemente l'avanzamento tramite la dashboard, intervenendo tempestivamente per risolvere problematiche o rallentamenti.
Fase 7 - Consolidamento Dati Al termine di ogni inventario ho consolidato i dati raccolti, verificato la completezza e caricato le informazioni nel nuovo gestionale.
💡 La Soluzione
Ho progettato e implementato un sistema di gestione inventario completamente basato su Google Workspace, sfruttando gli strumenti gratuiti già disponibili in azienda.
Architettura della Soluzione
1. Account Dedicati per Reparto Ho creato 3 account Gmail specifici, uno per ciascun reparto merceologico:
- Account Donna
- Account Uomo
- Account Bambino
Questo ha permesso di segregare i dati e facilitare l'accesso solo alle persone assegnate a ciascun reparto.
2. Struttura Organizzativa su Google Drive Per ogni negozio ho creato un Drive condiviso con questa gerarchia:
📁 Drive Condiviso - [Nome Negozio]
├── 📁 Reparto Donna
│ ├── 📁 Coppia 1
│ │ ├── 📄 Zona A01
│ │ └── 📄 Zona A02
│ ├── 📁 Coppia 2
│ │ ├── 📄 Zona A03
│ │ └── 📄 Zona A04
├── 📁 Reparto Uomo
│ └── ...
└── 📁 Reparto Bambino
└── ...
3. Metodologia Operativa
- Pre-mappatura di ogni negozio in zone identificate da codici univoci
- Assegnazione di coppie di operatori (uno legge i barcode, l'altro verifica)
- Ogni coppia riceve una cartella dedicata con documenti Google precompilati
- I documenti sono rinominati con il codice della zona da inventariare
4. Dashboard di Monitoraggio Ho sviluppato una dashboard su Google Sheets con uno script in Apps Script che:
- Si esegue automaticamente ogni 15 minuti
- Scansiona tutti i documenti Google nei Drive condivisi
- Conta i barcode inseriti per ogni zona
- Visualizza lo stato di avanzamento in tempo reale
- Permette di identificare rapidamente zone in ritardo o problematiche
Vantaggi della Soluzione
- Scalabilità: Replicabile facilmente per ciascun negozio
- Accessibilità: Utilizzabile da qualsiasi dispositivo (anche smartphone personali)
- Collaborazione: Più persone possono lavorare contemporaneamente
- Supervisione: Visibilità completa sull'avanzamento lavori
- Costo zero: Utilizzo di strumenti già disponibili in azienda
- Formazione minima: Interfaccia familiare per tutti gli operatori
📊 Risultati
La soluzione implementata ha permesso di raggiungere risultati eccellenti:
✅ Tutti e 5 gli inventari completati in giornata, rispettando la tempistica prevista
✅ Coordinamento efficace di 30 persone nel negozio più grande senza sovrapposizioni o confusione
✅ Visibilità in tempo reale sull'avanzamento lavori grazie alla dashboard automatica
✅ Costo di implementazione: 0€, utilizzando esclusivamente strumenti Google Workspace già disponibili
✅ Dati strutturati e facilmente analizzabili grazie alla nomenclatura standardizzata
✅ Metodologia replicabile per futuri inventari o progetti simili
✅ Ridotto margine di errore grazie al sistema a coppie e alla verifica incrociata
Impatto sul Business
Il ripristino delle giacenze corrette ha permesso di:
- Riattivare le analisi di performance dei punti vendita
- Riprendere le normali operazioni di riordino e allocazione merce
- Identificare discrepanze significative che sarebbero passate inosservate
- Validare e consolidare i dati nel nuovo gestionale
Lesson Learned
Questo progetto ha dimostrato che non sempre servono strumenti costosi o complessi per risolvere problemi importanti. Con creatività, una buona organizzazione e l'uso intelligente di strumenti cloud gratuiti, è possibile gestire operazioni complesse in modo efficace ed economico.
La chiave del successo è stata la preparazione accurata della struttura organizzativa e la capacità di monitoraggio in tempo reale, che hanno permesso di mantenere il controllo anche in situazioni con molti operatori simultanei.